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La digitalisation des entreprises romandes par Tinext

Après avoir découvert la méthodologie Tinext dans l’article précédent, Benjamin et Raphaël ont répondu à nos questions concernant la transformation digitale des entreprises et les défis qui les attendent.

Grâce à des exemples concrets, ils nous expliquent comment la digitalisation peut être bénéfique pour différents types d’entreprises et pour des problématiques variées.

Dans le processus de prise de contact, est-ce toujours l’entreprise qui se rend compte qu’elle doit accélérer sa digitalisation en faisant le pas de vous contacter ?

Pour répondre à cette question, nous allons prendre un exemple concret qui représente bien les difficultés rencontrées par beaucoup d’entreprises. Il s’agit d’une société active dans le nettoyage industriel. Son processus de travail était complexe et la productivité n’était pas au cœur de la réflexion stratégique.

Grâce à nos actions de digitalisation, nous avons réussi à diviser par quatre le temps passé sur les démarches administratives.

Au départ, voici comment était organisé le travail entre les différents départements :

Premièrement le commercial se rendait chez son client pour négocier le contrat de nettoyage d'une usine ou de bureaux. Mais ce dernier ne connaît que peu l’aspect opérationnel du terrain et c’est pourtant lui qui était chargé de définir le cahier des charges. Déjà à ce niveau du processus, les premières lacunes font leur apparition.

Le contrat était ensuite enregistré et stocké dans le logiciel commercial. Puis, les agences de nettoyage locales étaient missionnées chez les différents clients. Le responsable d'agence récupérait alors le cahier des charges au format papier. C’est à ce moment-là qu’il se rendait compte qu’il était incomplet, puisqu’il n’avait pas été élaboré par quelqu’un qui connaît la réalité du travail terrain.

Par conséquent, le responsable d'agence devait à nouveau se déplacer dans l'entreprise, redéfinir avec le client les besoins pour étoffer le contrat. Ensuite, il retournait à l'agence pour mettre ce cahier des charges papier à disposition des agents. Ces derniers devaient, avant chaque déplacement chez le client, aller chercher le cahier des charges pour l'emmener sur le lieu de leur mission. Une fois leur travail terminé, les nettoyeurs pointaient leurs heures à la main dans un fichier Excel qui avait été imprimé, puis le ramenaient à l'agence.

À la fin du mois, une assistante ressources humaines récupérait le fichier Excel papier afin de comptabiliser les paies. Elle devait comparer ce document avec le contrat passé avec le client et celui du collaborateur.

Le temps pour éditer les bulletins de salaire a été chiffré à 90 jours-hommes par mois. Ce qui signifie que chaque mois, 90 jours étaient passés à faire les paies, répartis sur plusieurs personnes. L’entreprise est arrivée à un point de bascule, elle ne s’en sortait plus. Elle s’est alors demandé si l'informatique pouvait débloquer cette situation.

Notre rôle a été de leur confirmer que nous pouvions effectivement améliorer le système. En utilisant un seul logiciel, du commercial jusqu'aux RH, en passant par les étapes mentionnées plus haut. Tout cela en transmettant l'information et en automatisant des flux de données, ce qui permet d'éviter beaucoup de papier et tout ce temps perdu.

Grâce à Salesforce, l’outil de CRM que nous avons implémenté, toutes les étapes administratives extrêmement chronophages ont pu être simplifiées. Cette intervention a littéralement changé la vie de l’entreprise et de ses employés.

Cet exemple peut vous paraître extrême, pourtant ce genre de contexte est tout à fait répandu et nous rencontrons régulièrement des entreprises dans la même situation.

Souvent, lorsque les sociétés veulent moderniser les processus, ce n’est pas une prise de conscience. C'est simplement qu’elles arrivent à une sorte de goulot d'étranglement et n’ont plus le choix. Elles ont donc besoin d’une solution. Et pour certaines, le digital en est une, même si ce n’est pas forcément le premier réflexe. Elles vont plutôt penser qu’il faut recruter encore plus et augmenter les ressources humaines mais sans leur simplifier la vie au quotidien, ce qui n’arrange pas réellement le problème.

Quand vous réalisez la partie d'analyse, la phase “Discovery”, arrive-t-il que vous mettiez à jour des problèmes que les entreprises ignoraient à la base ?

Oui, en effet. Prenons l’exemple concret de l’un de nos clients. Quand le chargé de projet a présenté son entreprise à nos consultants, il a expliqué qu’elle était très complexe, qu’elle comportait beaucoup de couches différentes.

Mais nous, d’un regard extérieur, nous nous sommes aperçus que nous pouvions très simplement organiser ces différentes strates de processus. À la fin du premier workshop, nous lui avons exposé ce constat et il était étonné que la simplification puisse être aussi rapide.

Ce sont des professionnels très compétents, mais à force d’être plongés dans leurs tâches quotidiennes, ils perdent cette capacité à prendre du recul. Et c’est notre regard extérieur qui vient apporter une nouvelle clarté.

Si vous deviez rassurer une entreprise qui est dans le doute, qui hésite à se lancer dans une transformation digitale, qu'est-ce que vous aimeriez lui dire ?

En tant que partenaires, nous sommes là pour démystifier la transformation digitale. Nous avons compris quelles étaient les problématiques des entreprises, et grâce à la pédagogie et à une méthodologie qui a fait ses preuves, nous réussissons à les accompagner dans la transformation digitale.

Nous ne leur vendons pas uniquement des outils à mettre en place. Tinext propose une méthodologie. Et c’est là que se trouve la différence : avant de parler des outils, nous cherchons déjà à comprendre l'entreprise et son processus. Nous théorisons la transformation digitale.

D'abord cela se passe sur le papier, ensuite nous cherchons les fonctionnalités et les outils pour la mise en œuvre. Mais nous ne partons pas tête baissée, à vouloir absolument vendre une solution.

Nous cherchons avant tout à comprendre les enjeux, les objectifs et les difficultés. Puis nous leur expliquons comment nous pouvons optimiser les processus, apporter des solutions efficaces. Dans un premier temps, ce qu’il faut entreprendre paraît impressionnant, mais une fois que nous aurons réalisé cette phase d'analyse, nous allons tout détricoter afin de simplifier l’ensemble.

Nous jouons un peu un rôle de GPS, c'est comme si nous devions réaliser une chasse au trésor, mais que la route est tracée et que nous connaissons chaque étape.

Comment arrivez-vous à vous immerger dans l'entreprise ? Grâce aux workshops ?

Oui, ce sont les workshops qui font la différence. Nous dédions énormément de temps à cette phase d’immersion, de compréhension, en début de projet.

Et d'ailleurs, ce qui est vraiment le plus appréciable, c’est que tous les clients qui passent par cette phase d'analyse sont unanimes. Une fois que nous leur présentons notre compte-rendu, ils nous disent tous qu’ils n’auraient jamais cru que nous aurions une telle compréhension de l'entreprise et une telle vision déjà à ce niveau-là. Et ceci est véritablement rendu possible grâce au temps passé avec eux.

Bien sûr, il faut qu'ils jouent le jeu aussi. Il ne doit pas y avoir trop de secrets, mis à part, évidemment, les données confidentielles auxquelles nous n’avons pas besoin d'avoir accès. Mais le temps que nous passons pour bien comprendre l’entreprise est primordial.

Le but n’est pas de faire une réunion de deux heures, avec une liste de ce qui est attendu et puis repartir. Ce sont au contraire plusieurs workshops qui s'enchaînent. Et en général nous créons un lien entre les workshops. Nous travaillons entre deux pour assurer une continuité et affiner notre compréhension.

Au niveau de l’entreprise, combien de temps doit-elle investir dans la phase Discovery, la fameuse étape d’immersion dans l’entreprise ? Est-ce qu’elle a des éléments à fournir ou à préparer ?

Oui, il faut avant tout qu’elle se rende disponible. Que ses représentants soient présents aux workshops. Car pour pouvoir travailler efficacement et apporter des solutions concrètes, nous avons besoin de comprendre l’entreprise dans son ensemble, jusque dans les moindres détails. C’est donc tout à fait dans son intérêt de nous faciliter la tâche en répondant à nos questions.

Souvent, la transformation digitale est perçue comme une suite de processus, qui ne touche qu’à l’aspect technique. Mais nous, chez Tinext, nous mettons le focus sur l'humain, car il n’y a pas de digital sans humain. Et nous préférons passer du temps avec les hommes, écouter leurs explications, leurs besoins, plutôt que de seulement demander les accès au logiciel pour comprendre comment il fonctionne.

Nous préférons prendre du temps avec chaque personne impliquée. Comprendre le dirigeant et sa vision. Puis parler avec l'équipier opérationnel, sur le terrain, pour vérifier si la réalité est conforme à la vision. C’est généralement le cas, mais il peut arriver qu’il y ait un décalage. Et notre but est alors d’arriver à recréer le lien pour que ce décalage disparaisse.

La confiance s'installe grâce à ces rapports humains et le relationnel prend alors toute son importance. D’ailleurs, l’expérience nous le prouve, puisque les relations que nous entreprenons avec nos clients perdurent sur le long terme.

Et s’il y avait un point à retenir pour choisir Tinext plutôt que quelqu’un d’autre ?

Le point à retenir c’est qu’avec Tinext, la solution sera toujours mise au service de l’humain. Nous nous intéressons d'abord aux collaborateurs, au fonctionnement de l’entreprise pour trouver la solution, plutôt que l'inverse. Il n’y a que de cette façon que nous pouvons avoir une relation de confiance durable.

C’est d’ailleurs de là que découle notre processus durant lequel nous partons à la rencontre des équipes. Généralement, les entreprises qui travaillent dans le digital sont obligées d'aller à la rencontre des humains. Mais la différence réside dans l’implication qu’y met Tinext.

Raphaël, le mot de la fin ?

La transformation digitale peut faire peur. Pourtant, les entreprises ont tout intérêt à y consacrer leurs ressources rapidement. Cela leur permet d’être plus compétitives, mais également de prendre une longueur d’avance sur leur concurrence.

Une expression que je trouve parlante et qui résume bien mon point est qu’il vaut mieux penser le changement que de changer le pansement.

Les gens mettent des rustines un peu partout, sans se rendre compte que ça leur fait plus de mal que de bien. Cela fonctionne sur le moment, mais c'est un peu bancal et lorsqu’un événement tel que la pandémie COVID surgit, tout s'écroule. Il faut anticiper ce genre de problèmes et avoir cette prise de conscience en amont. Et nous sommes là pour aider les entreprises à prendre le chemin d’une transformation digitale qui fait sens et qui aura un réel impact sur leur avenir.

Si vous aussi, vous ressentez le besoin d’être accompagnés, n’hésitez pas à nous en faire part.

 

 

Merci de votre lecture et à bientôt pour un nouvel article de blog.

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