Workflow Management

OpenText ECM Document Management integra al proprio interno un vero e proprio motore di workflow che in modo agevole permette il disegno e l'automatizzazione dei processi aziendali; dalla verifica delle fatture fornitori, alla richiesta di ferie verso il proprio responsabile.
Automatizzare i processi è indubbiamente un punto focale nella gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti aziendali.

dms workflow

Disegno delle Mappe

Senza abbandonare l'interfaccia di DMS sul proprio browser Internet, l'amministratore dell'ambiente documentale può accedere direttamente all'Editor di processi. L'assoluto punto di forza di questa componente è dato dalla possibilità di disegnare in autonomia i propri processi aziendali, dal più semplice al più complesso. Basta trascinare gli elementi disponibili nella libreria sul piano della mappa, per definire quali saranno gli step di processo, le relazioni tra l'uno e l'altro così come la definizione di chi dovrà garantire un determinato compito ed entro quando. Automatismi di sistema potranno intervenire per lo spostamento degli elementi all'interno della piattaforma, per il cambio di stato, per assicurare le giuste comunicazioni anche tramite posta elettronica e tenere sempre aggiornati gli utenti sulla necessità di intervenire sui processi.

Controllo Avanzamento

Ogni processo attivato può essere monitorato in termini di stato, avanzamento, presa in carico delle attività ecc. Sapere chi ha in carico l'approvazione di una fattura fornitori, o dove sta la mia richiesta di ferie permette un controllo granulare degli eventi di propria competenza. L'uso dei Web Report facilita ulteriormente questo compito, permettendo la creazione di veri e propri "cruscotti" di controllo per la visione globale di tutti i processi organizzati per tipologia.

Integrazione Legacy e ERP

Ogni flusso aziendale ha forzatamente un impatto sul sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e sulla miriade di altre applicazioni interne e necessarie al funzionamento dell'azienda. Un'integrazione agevole con tali applicativi rappresenta il segreto del successo di ogni progetto di Enterprise Content Management.

Registrare e contabilizzare le fatture dei fornitori al termine del processo di approvazione, scalare i giorni di vacanza dalla propria busta paga in seguito all'approvazione della richiesta ferie, collegare l'offerta economica preparata con MS Word all'ordine merce inserito in SAP, sono solo alcuni esempi di integrabilità tra ECM (Enterprise Content Management) e ERP.