Tinext
ECM for Virtual Meeting
Amministrazione e gestione efficiente delle riunioni.
Il sogno di ogni segretaria d'azienda o di amministrazione pubblica è quello di poter organizzare gli incontri ufficiali (riunioni di direzione, consiglio di amministrazione, riunioni di Municipio) in maniera integrata e con l'ausilio di strumenti avanzati per la definizione dei partecipanti, dell'invio di comunicazioni, dell'allestimento di documenti formali quali le convocazioni, i verbali, le decisioni e risoluzioni.
Pianificazione delle riunioni
L'inserimento della data e dell'ora del meeting è sufficiente per la generazione in automatico di un ambiente completamente strutturato per la raccolta dei documenti relativi all'incontro: convocazione, elenco delle trattande, verbale, ecc.
L'aggiunta dei partecipanti e il loro diritto di accesso alla documentazione completano il processo di comunicazione automatico agli incontri.
Generazione Documenti Ufficiali
Dalla pianificazione alla chiusura del meeting vengono generati in maniera automatica i documenti ufficiali prodotti, dalla convocazione al verbale finale con gestione automatica delle versioni. Gli elementi raccolti nel corso dell'incontro tramite l'interfaccia utente, vanno a comporre i documenti ufficiali, con nr. di protocollo, decisioni, delibere, ecc. I template di documento, completamente personalizzabili, garantiscono coerenza con le strategie di comunicazione aziendale. Un sofisticato sistema di audit permette il controllo puntuale su chi fa cosa in ogni momento.
Sistema di Polling
L'interfaccia online, messa a disposizione dei partecipanti al meeting, permette una visione anticipata della documentazione prima dell'incontro. Esprimere o commentare una propria posizione su ognuna delle trattande, in maniera preventiva, garantisce l'ottimizzazione del tempo disponibile per l'incontro e fornisce l'occasione di concentrarsi sulle trattande di maggior rilievo.
Tinext ViMeet risolve problematiche tipiche delle sedute di Municipio e dei CDA di ogni azienda.
