PEC (POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA)

La PEC e i processi di lavoro nei diversi tipi di organizzazioni
Le applicazioni della PEC vanno ben al di là della sostituzione della raccomandata con o senza ricevuta di ritorno.
E' infatti uno strumento in grado di rispondere ad esigenze molto eterogenee tra loro, caratterizzate da un comune denominatore dato da quanti utilizzano - per motivi di tempi/costi/semplicità - l'email tradizionale per effettuare tutta una serie di comunicazioni, ma che gradirebbero (o necessiterebbero) avere al tempo stesso una certificazione della consegna del messaggio, dei suoi contenuti e dell'allegato.

In tale senso la PEC costituisce lo strumento in grado di rispondere non soltanto alle esigenze del business e della pubblica amministrazione, ma anche a quelle dell'utente privato e delle famiglie.

Esempi di applicazioni della PEC nelle aziende

Per quanto riguarda le comunicazioni B2B, le aziende possono utilizzare la PEC con i propri fornitori, clienti, partner, canali di vendita ecc., per comunicazioni sia di tipo economico (ad esempio, l’invio di fatture) e/o di tipo giuridico (ad esempio, per invio di un contratto). Basti pensare alle diverse forme di comunicazione che oggi attivano le banche (es. invio estratti conto), le assicurazioni o le utilities per la consegna di contratti e delle utenze.

Tutte queste tipologie di comunicazione potranno migrare sulla PEC con un significativo risparmio di costi e tempi da parte dell’azienda mittente, ma anche con una serie di indubbi vantaggi per il cittadino, tra i quali si possono ricordare la facilità di consultazione da ogni luogo in cui sia accessibile internet, la possibilità di archiviare e ricercare i documenti, la possibilità di ottenere una riduzione dei costi dei singoli contratti.

Esempi di applicazioni della PEC nella pubblica amministrazione

Si calcola che la PEC sia in grado di generare per la pubblica amministrazione un risparmio considerevole: per ogni invio tradizionale di ogni comunicazione “raccomandata” si spende circa 10 volte di più rispetto all'invio effettuato attraverso la PEC.
I vantaggi aumentano considerevolmente se la PEC entra in un flusso di gestione documentale automatizzato. Ulteriori vantaggi derivano inoltre dall’utilizzo della PEC per quanto riguarda la diminuzione dei contenziosi, in merito alla ricezione e invio di documenti e la consistente riduzione dei tempi delle pratiche.

Esempi di applicazioni della PEC nelle cmunicazioni dei privati e delle famiglie

Anche i soggetti privati possono essere interessati ad attivare una propria casella di posta certificata in quanto la stessa facilita, velocizza e rende meno costosa la comunicazione nei confronti della pubblica amministrazione, ad esempio per la richiesta di certificati, la contestazione delle multe, ed in generale la gestione dei rapporti con le aziende erogatrici servizi (banche, assicurazioni e utilities). Si pensi, ad esempio, al caso di  contenziosi, invio di reclami/contestazioni, ecc.

La possibilità inoltre di avere a disposizione, stando nella propria casa o perfino in vacanza, uno strumento in grado di effettuare e ricevere comunicazioni a valore legale di qualsiasi tipo con qualunque file digitale allegato consente un notevole livello di indipendenza e libertà di movimento.